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Transparence et flexibilité : location it pour les unités de service

Étude de cas randstad & chg-meridian

Fondée aux Pays-Bas en 1960, Randstad est aujourd'hui une holding internationale spécialisée dans la recherche, la sélection, la formation et la mise à disposition de ressources humaines. La gestion de leurs actifs informatiques répartis sur plusieurs sites a été le plus grand challenge à relever.

Groupe randstad italie

Fondée aux Pays-Bas en 1960, Randstad est aujourd'hui une holding internationale spécialisée dans la recherche, la sélection, la formation et la mise à disposition de ressources humaines. En 2008, Randstad Holding et Vedior Group, une agence néerlandaise de ressources humaines, ont fusionné pour créer une entreprise présente dans 43 pays, employant 25 700 personnes dans 4 200 agences et réalisant un chiffre d'affaires de 14,2 milliards d'euros. Randstad est arrivé en Italie en 1999 et compte plus de 800 employés dans 300 agences. Avec CHG-MERIDIAN, le groupe Randstad Italie a trouvé un partenaire capable de répondre à un important besoin informatique : la gestion de plus de 2 000 postes permanents et mobiles répartis sur 300 agences en Italie. "Notre entreprise se caractérise par une structure informatique répartie sur plusieurs sites et un nombre considérable de succursales avec une moyenne de quatre ordinateurs, dont la plupart sont gérés à distance", explique Daniele Spatari, directeur TIC du groupe Randstad Italie. "Logiquement, l'un de nos principaux objectifs est de gérer tous nos équipements informatiques de manière rapide et précise grâce à un système efficace d'inventaire et de gestion des actifs."

OPTIMISER LES PROCESSUS INFORMATIQUES

Le pilotage à distance des ordinateurs a posé beaucoup de problèmes à Randstad, car seules la gestion et la maintenance des 150 stations de travail du siège social étaient centralisées. La récupération d'informations et de données sur les différents ordinateurs étant un processus complexe, le département informatique a lancé un projet ambitieux visant à adopter des outils de contrôle à distance. L'installation de ces outils a permis de gérer efficacement les équipements grâce à un logiciel constamment contrôlé et mis à jour, optimisant ainsi le processus administratif. "Dans le cadre du grand projet d'amélioration, nous avons également décidé d'optimiser l'ensemble de la gestion des équipements informatiques et, après un processus approfondi d'analyse et d'évaluation des différentes offres du marché, nous avons choisi la location de CHG-MERIDIAN ", poursuit M. Spatari.

"Transparence, flexibilité et attention à nos besoins : ce sont les faits qui ont consolidé la collaboration de notre entreprise avec CHG-MERIDIAN".
Daniele spatari - director de tic italia

Tesma® : gestion rapide et proactive

"Le modèle de location actuel est adapté à nos besoins", déclare M. Spatari. "Nous avons la possibilité de suivre toutes les dates de fin de validité et le statut de chaque machine. Nous avons également décidé d'utiliser TESMA®, l'outil de gestion des actifs développé par CHG-MERIDIAN pour assurer une gestion administrative complète de tous les équipements informatiques. TESMA® est un outil très convivial doté d'une interface web intuitive qui permet d'accéder rapidement à des rapports complets et détaillés. En particulier, les différents modules de l'outil qui permettent d'obtenir des détails et d'assurer la traçabilité de chaque équipement : type, modèle, centre de coût, dates de location et autres caractéristiques liées à l'installation, en plus des informations fournies par les outils de contrôle à distance. Nous avions l'habitude d'utiliser un système de gestion des actifs de notre précédent fournisseur de location, mais il était peu flexible, pas facile à utiliser et manquait de transparence en matière de coût et de caractéristiques pour chaque ordinateur. "TESMA® a répondu à tous nos besoins de transparence et de clarté du côté du client, ce qui nous a permis de standardiser nos processus de services informatiques."

Le premier robot dédié à la préparation des poches de chimiothérapie  en Europe est installé à Lille. Cet appareil de haute technologie prend en charge l'ensemble du processus de réalisation de la préparation sans aucune intervention humaine, réduisant ainsi considérablement les temps de préparation et les risques d'erreurs et de contamination chimique ou bactériologique. Cet investissement a permis à l'hôpital de réduire le temps d'attente des patients pour les injections de chimiothérapie et d'améliorer la sécurité des traitements.  

Aujourd'hui ce sont près de 50 000 doses de chimiothérapie intraveineuses qui sont administrées chaque année au sein du CHU avec une activité croissante. Auparavant, sept membres de l'équipe réalisaient ces préparations à partir d'une série de composants. Désormais, le robot a largement pris en charge cette tâche, en faisant appel à des systèmes mécaniques et électroniques et à la science cognitive. Connue sous le nom de robotique collaborative, cette approche aide le personnel médical à réaliser les étapes du processus susceptibles d'entraîner des erreurs ou des risques, et le soulage des tâches fastidieuses afin qu'il puisse se concentrer sur d'autres tâches. Le robot RIVA sera introduit sur une période de trois ans.

La technologie et les coûts doivent s'additionner

Le CHU de Lille emploie près de 16 000 personnes, ce qui en fait l'un des plus importants d'Europe. Il traite un peu moins de 1,4 million de patients par an et, outre un personnel médical hautement qualifié, il s'appuie sur des équipements techniques de pointe.  

Pour trouver le robot, le service des achats de l'hôpital a dû relever deux grands défis. Tout d'abord, les spécifications de l'équipement ont dû être établies en détail et un fournisseur approprié a été sélectionné. Avant la livraison du robot, la pharmacie centrale a également dû être agrandie afin de pouvoir être intégrée aux nouveaux processus. Une fois installé, l'équipement a subi des tests approfondis avant de pouvoir être mis en service. 

Le deuxième défi était de nature financière. Les hôpitaux de tous les pays sont confrontés à des pressions sur les coûts, mais cela ne doit pas compromettre les soins aux patients, bien entendu. Le robot RIVA a nécessité un investissement de plusieurs centaines de milliers d'euros. "Nous recherchions donc un partenaire capable de nous conseiller à cet égard - tant sur le plan technique que sur le plan commercial", explique Denis Vandycke, responsable des équipements au CHU. "L'une des conditions importantes était qu'il devait avoir une expérience du secteur de la santé et du secteur public. CHG-MERIDIAN a coché toutes les cases dans toutes les catégories". 

Le CHG-MERIDIAN a analysé les exigences du CHU et établi ce qui était disponible sur le marché. Ils ont trouvé ce qu'ils cherchaient dans le portefeuille de leurs collègues américains : un robot fabriqué par ARxIUM, vieux de neuf ans à l'époque, qui répondait parfaitement aux besoins du CHU. La suggestion d'acquérir un équipement d'occasion remis à neuf a été approuvée par le CHU, car elle permettait de réduire les coûts annuels de location, ce qui convenait au budget de l'hôpital. CHG-MERIDIAN a revendu le robot au fabricant, qui lui a fait subir une révision technique complète, avant de le racheter et de le louer à l'hôpital. "Cette solution nous permet de prolonger la durée de vie de l'équipement, ce qui s'inscrit dans notre politique d'achat durable ", se réjouit Denis Vandycke. 

CHG-MERIDIAN a fourni un portefeuille complet de conseils à l'hôpital de Lille. Outre les conseils techniques et commerciaux, elle a également apporté son soutien lors des négociations contractuelles complexes avec les fabricants américains et leur filiale française, ainsi qu'avec les prestataires logistiques et les autres parties impliquées dans l'installation. "Avec un projet de cette envergure, il y a presque toujours des événements imprévisibles qui nécessitent une approche flexible ", rapporte Adèle Steinitz, Account Manager Sales chez CHG-MERIDIAN France. "Nous avons toujours été en mesure de travailler très étroitement et en partenariat avec notre client". L'ensemble du financement du robot a été pris en charge par CHG-MERIDIAN ; le CHU de Lille a opté pour un concept commercial d'une durée de 65 mois.  

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