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Von der Theorie zur Praxis

„Digital Workplace“ bei CHG-MERIDIAN

Der digitale Arbeitsplatz ist ein wichtiger Bestandteil jeder Digitalisierungsstrategie. Auch für Unternehmen zahlt sich das neue Arbeitsmodell aus, neben höherer Produktivität und Zufriedenheit der Beschäftigten profitieren diese von optimierten Geschäftsprozessen, Kosteneinsparungen und einem Wettbewerbsvorteil im War for Talents. Von der Theorie zur Praxis

Auch für uns als Technologiemanagement-Unternehmen ist der Arbeitsplatz der Zukunft ein wichtiger Prozess, welcher sich stetig weiterentwickelt. Zuvor steht jedoch die Frage nach der richtigen Vorbereitung und Integration des Digital Workplace ins Unternehmen, nicht nur technisch, sondern auch organisatorisch. Im Folgenden möchten wir Ihnen die wichtigsten Bausteine und Maßnahmen unserer Digital Workplace Strategie darstellen und erläutern:

Optimierung der IT-Devices

Die Basis jeder Digital Workplace Strategie besteht aus der Bereitstellung der optimalen IT-Devices sowie Programme, um das technische Enablement zu schaffen. Angepasst an die individuellen Anforderungen der jeweiligen Nutzergruppen, stellten wir allen Mitarbeitern eine entsprechende Ausstattung des Arbeitsplatzes bereit, nicht nur des stationären, sondern vor allem des mobilen. Dieses Angebot wird stetig aktualisiert und erweitert. Auch unsere verwendeten Software-Programme wurden geprüft und optimiert. Die Herausforderung lag darin, alle nötigen Informationen so zur Verfügung zu stellen, dass unseren Beschäftigten flexibel und unabhängig der verwendeten IT-Device darauf zugreifen können.

Verbesserung der User-Experience und Nutzererlebnisse schaffen

Die Integration unserer Mitarbeiter ist ein wichtiger Aspekt des Digital Workplace. Auf einem Self-Service Portal kann jeder Mitarbeiter seine individuellen und die für ihn richtigen Komponenten für seinen digitalen Arbeitsplatz wählen und bestellen. Die bestellten Geräte können während der Nutzungsdauer auch privat verwendet werden. Zudem können alle Mitarbeiter in unserem Mitarbeiter PC-Programm Geräte für den rein privaten Gebrauch erwerben. Dank steuerlicher Vorteile profitieren unsere Beschäftigten hier von attraktiven Angeboten.

Prozessmanagement 2.0

Ein digitaler Arbeitsplatz kann nur dann sein volles Potenzial entfalten, wenn möglichst viele Prozesse digitalisiert werden. Unsere Dokumenten- bzw. Vertragsmanagement Prozesse, wie die Freigabe von Rechnungen sowie die Ablage und Einsicht von Verträgen und Daten, wurden daher intern neu organisiert und digitalisiert. Somit sind unsere Mitarbeiter nicht mehr von Papier abhängig und können flexibel und digital arbeiten.

Ein weiterer wichtiger Schritt war die Änderung unserer Arbeitszeitregelung. Mit der Abschaffung der Kernarbeitszeit, haben unsere Mitarbeiter die Möglichkeit, völlig flexibel, nicht nur orts-, sondern auch zeitunabhängig zu arbeiten.

  • Procurement 2.0 - Self-Service statt Zettelwirtschaft

    Herkömmliche Methoden der IT-Beschaffung sind komplex, langwierig und aufwendig. Statt sich wichtigen strategischen Fragestellungen annehmen zu können, verlieren IT-Abteilungen wertvolle Zeit mit der Einrichtung neuer Arbeitsplätze und der Wartung der bestehenden Systemlandschaft. Eine durchgängige Digitalisierung der Beschaffungsprozesse und die Einbindung der User über ein Self-Service-Portal schafft Freiräume und erhöhte Anwenderzufriedenheit.

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Change-Management – Digital Workplace als Erlebniswelt

Technologie allein genügt nicht, um Veränderung Wirklichkeit werden zu lassen. Ob sich ein Digital Workplace Konzept erfolgreich umsetzen lässt, hängt maßgeblich von der Akzeptanz durch die Mitarbeiter ab. Die Herausforderung liegt daher im organisatorischen Bereich, sprich im Change-Management.

Die Umstellung auf einen digitalen Arbeitsplatz erfordert eine gewisse Einarbeitung. Viele Mitarbeiter befürchten dadurch ein höheres Arbeitsaufkommen. Um unseren Beschäftigten diese Ängste zu nehmen und die Vorteile der neuen Arbeitsumgebung intern zu kommunizieren, bildeten wir eine Projektgruppe mit Mitgliedern aus verschiedenen Abteilungen. Ihre Aufgabe war die Erstellung eines detaillierten Maßnahmen- und Prozessplans für den Digital Workplace Rollout. Der Fokus lag auf der individuellen Ansprache jedes Mitarbeiters. Digital orientierte Mitarbeiter, die sich gerne über Webinare oder eBooks weiterbilden, benötigen ein anderes Angebot als solche, die Informationen lieber gedruckt in Form von Handbüchern oder Schulungsunterlagen aufnehmen. In Anbetracht dieser Unterschiede, entwickelte unser Projektteam einen umfangreichen Maßnahmenkatalog, welches neben Online-Angeboten auch analoge Aktionen beinhaltete.

Treffpunkt: Digital Workplace Café

Um die Mitarbeiter persönlich und im face-to-face Gespräch abzuholen, rief das Projektteam das „Digital Workplace Café“ ins Leben. Dieses lud wöchentlich in der unternehmenseigenen Kantine unsere Mitarbeiter ein, sich in informeller Runde bei einer Tasse Kaffee oder Tee, mit der neuen Arbeitsumgebung auseinander zu setzen. Unser Projektteam bildete hierfür vor Ort ein Mentoren-Programm, welches das Café betreute. Auch weltweit wurden in unseren Standorten weitere „Experten“ einberufen, welche als regionale Ansprechpartner dienten und Unterstützung bei Fragen vor Ort leisteten.

Um unsere Mitarbeiter für den Digital Workplace zu begeistern, unterstütze die Marketing-Abteilung das Projekt mit einer umfassenden Werbekampagne. Dazu gehörte neben ein eigens dafür kreiertes Digital Workplace Logo und Farbkonzept sowie ein einprägsamer Slogan auch Kommunikationsmaterialien, wie Flyer, Roll-Ups u.v.m.

Mehr als E-Learning

Zusätzlich entwickelten wir online eine interaktive Plattform rund um das Konzept Digital Workplace. Bei Online-Trainings, Hilfeforen und FAQs wurden viele Tipps & Tricks für den Alltag im Digital Workplace vermittelt. Unsere Experten moderieren diese Gruppen und stehen auch in Live-Chats Frage und Antwort. Mit der richtigen Mischung aus Online-Content wie Chat-Hilfe sowie Live-Content mit sozialer Interaktion, lösten wir das notwendige Interesse und Freude für den digitalen Arbeitsplatz aus.

Das eigene Unternehmen als erfolgreiches Beispiel für die Integration eines Digital Workplaces - wir von der CHG-MERIDIAN-Gruppe helfen nicht nur unseren Kunden in die Zukunft, sondern gehen selbst mit großen Schritten voran.

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Ihr persönlicher Ansprechpartner für den Digital Workplace steht Ihnen für weitere Informationen zur Verfügung.

Lukas Wojoczek

Digital Workplace Sales