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Workplace
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welche vorteile bringt ein digital workplace
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in 6 schritten zum digital workplace
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Was bedeutet der Digital Workplace?

Der digitale Arbeitsplatz enabled Ihre Mitarbeiter, mobil und sicher zu arbeiten sowie mit Kollegen, Dienstleistern oder Kunden – national als auch international – zu kollaborieren. Technologien wie mobile Endgeräte, innovative Apps und schnelle Netzwerke spielen dabei eine wesentliche Rolle. Es geht aber auch um effiziente und digitale Plattformen und Prozesse, die ein Nutzenerlebnis schaffen. Mit dem Digital Workplace schaffen Sie eine moderne und flexible Arbeitsumgebung, in der Ihre Mitarbeiter alle notwendigen Informationen vorfinden können, die für ein erfolgreiches und einfaches Arbeiten benötigt werden. Damit Sie auch morgen Motivation und Kompetenz Ihrer Mitarbeiter auf Ihrer Seite haben.
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74
%
der Berufstätigen sind laut dem D21-Digital-Index an einem Digital Workplace interessiert
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70
%
der befragten Unternehmen erreichen durch die digitale Transformation Effizienzsteigerungen und Kostenreduktionen
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Nur
16
%
der deutschen Erwerbstätigen kommen in den Genuss, an einem modernen, mobilen Arbeitsplatz zu arbeiten.

Welche Vorteile bringt ein Digital Workplace?

Effizienzsteigerungen

Die gemeinsame Nutzung von Büros, Digital-Workplace-Lösungen sowie virtuelle Kooperationen und Kollaboration helfen dabei, die Innovationskraft und Produktivität in Ihrem Unternehmen zu steigern. Ihre Mitarbeiter können beispielsweise Reise- und Wartezeiten effizient zum Arbeiten nutzen und können die gewonnene Zeit für andere Tätigkeiten verwenden. Außerdem ermöglicht der Digital Workplace die Optimierung Ihrer Geschäftsprozesse. Alle Informationen und Prozesse werden in einer zentralen Arbeitsumgebung bereitgestellt. Freigabeprozesse oder die Bestellung von Arbeitsmitteln können einfach und mit nur wenigen Mausklicks abgewickelt werden. Das schafft Ressourcen in den Abteilungen IT und Einkauf.  

Kosteneinsparungen und -transparenz

Durch effizientere Prozesse und eine optimale Anpassung der Arbeitsumgebung an die eigenen Anforderungen sind Einsparungen im zweistelligen Prozentbereich realisierbar. Sämtliche Kosten, die mit der Beschaffung und dem Betrieb eines IT-Arbeitsplatzes verbunden sind, lassen sich zudem exakt berechnen und prognostizieren.

Höhere Mitarbeiterzufriedenheit

Ihre Mitarbeiter sind in der Digital Workplace Umgebung aktiv an der Auswahl ihrer IT-Umgebung beteiligt. Dieses Mitspracherecht erhöht die Zufriedenheit mit den Arbeitsmitteln und führt letztendlich auch zu besseren Arbeitsergebnissen. Zudem tragen einfache, intuitive Prozesse und damit verbundene Zeiteinsparungen zu einer besseren User Experience bei. Durch die Integration Ihrer Mitarbeiter nutzen Sie gleichzeitig auch deren Wissen über digitale Themen und deren technische Kompetenz. Laut dem D21-Digital-Index 2018/2019 verfügt fast die Hälfte der deutschen Bevölkerung über entsprechendes Knowhow.

Höhere Attraktivität für Bewerber

Gerade junge, gut ausgebildete Fachkräfte legen sehr viel Wert auf schlanke und effiziente IT-Prozesse und eine größtmögliche Freiheit bei der Auswahl ihrer Arbeitsmittel. Im gegenwärtigen War for Talents, der sich in den kommenden Jahren noch verschärfen wird, ein nicht zu unterschätzendes Argument für die Einführung eines Digital Workplace.

In 6 Schritten zum Digital Workplace

Folgen Sie diesen 6 Schritten und treiben Sie den Digital Workplace in Ihrem Unternehmen voran.

1

entwickeln Sie eine Vision

Eine fundierte Strategie ist die Voraussetzung für die erfolgreiche Umsetzung eines Digital Workplace. Dabei sollten Sie sich die Frage stellen, wie Ihre IT-Umgebung in drei Jahren aussehen soll: Welche Arbeitsmittel werden benötigt? Wie oft sollen diese getauscht werden? Dürfen die Mitarbeiter ihre Geräte selbst bestellen? Wie personalisiert und wie frei soll die Geräteauswahl sein? Diese und ähnliche Aspekte sollten strategisch geplant und gemeinsam mit den unterschiedlichen Interessengruppen im Unternehmen diskutiert werden. Eine klar definierte Vision schafft dabei nicht nur Effizienz, sondern ist auch ein wichtiger Baustein, wenn es darum geht, die Mitarbeiter auf den Weg der Digitalisierung mitzunehmen. Diese verstehen dann nämlich umso besser, wohin es geht, warum welche Änderungen notwendig sind und vor allem welchen Nutzen sie daraus ziehen können.
2

Bringen Sie IT- und Finanzwelt zusammen

Die Vorstellungen von CIO und CFO in Einklang zu bringen, ist nicht immer ganz einfach. Während der CIO gerne auf die modernste IT-Umgebung umstellen möchte, dabei Prozesse auf den Prüfstand stellt und den kulturellen Wandel hin zur Digitalisierung vorantreibt, sieht der CFO vor allem die Kostenseite. Zusätzlich stellen Finanzchefs natürlich die Frage nach dem Return on Investment: Welcher Output kann durch eine Umstrukturierung erzielt werden? Wie oft müssen IT-Geräte getauscht werden, um Effizienz zu generieren? Um einen nachhaltigen Erfolg sowie die Akzeptanz im Unternehmen zu erzielen, muss Ihr Digital Workplace Konzept transparent sein und die Interessen von CIO und CFO vereinen. Hierfür gibt es moderne Nutzungskonzepte, die es ermöglichen, die Zahlungsströme für die Technologien als auch für die damit verbundenen Dienstleistungen über den Nutzungszeitraum zu verteilen. Die Kosten werden damit überschaubar als auch planbar und auch die Einsparungen können sehr genau beziffert werden.
3

Analysieren Sie die Anforderungen

Nicht jeder Mitarbeiter hat dieselben Anforderungen an einen digitalen Arbeitsplatz. Mitarbeiter, die ihre Arbeit überwiegend an einem Arbeitsplatz im Büro erledigen, sind mit einem stationären Desktop PC bestens gerüstet. Angestellte im Außendienst benötigen dagegen die Möglichkeit, mobil zuverlässig arbeiten zu können. Für Designer oder Entwickler wiederum spielt vor allem die Performance ihres Arbeitsgerätes eine wesentliche Rolle.  
Umso wichtiger ist es daher, herauszufinden, welche Anforderungen Ihre Mitarbeiter haben und welche Interessengruppen es überhaupt gibt. Beziehen Sie hierfür Ihre Angestellten mit ein, um den Digital Workplace möglichst optimal zu gestalten und von maximalen Effizienzsteigerungen zu profitieren! Ebenso schaffen Sie dadurch Akzeptanz und Zufriedenheit bei Ihren Mitarbeitern.
4

Implementieren Sie Schritt für Schritt

Statt wochenlang Konzepte zu entwickeln, um dann im einem Massen-Rollout alle PCs auf einmal auszutauschen, sollten sie den Digital Workplace Schritt für Schritt implementieren und agil agieren. Schließlich können sich Anforderungen und Mitarbeiter-Rollen immer wieder verändern. Workplace-Konzepte mit flexiblen, kürzeren Laufzeiten kommen Ihnen bei dieser Strategie entgegen. Der Mitarbeiter erhält sein Arbeitsmittel dann, wenn er es wirklich braucht, statt nach starren Abschreibungsrhythmen ein neues Gerät zugeteilt zu bekommen. Bei der Einführung neuer IT-Komponenten bietet es sich außerdem an, mit Testgruppen zu arbeiten. So können Sie die implementierten Änderungen auf den Prüfstand stellen und Optimierungen vornehmen, bevor alle Mitarbeiter betroffen sind. Indem Sie Ihre Mitarbeiter zum Teil des Projekts machen, steigern Sie zudem die Akzeptanz für das Projekt und fördern die Digitalkompetenz Ihrer Mitarbeiter.
5

Beziehen Sie Ihre Mitarbeiter ein

Entwickeln Sie für sich und für Ihre Mitarbeiter eine Roadmap zur Einführung des Digital Workplace. Sprechen Sie hierfür mit den unterschiedlichen Interessengruppen in Ihrem Unternehmen. Was wird benötigt und was bedeutet die Einführung des digitalen Arbeitsplatzes in der Praxis? Halten Sie fest, wann welche Meilensteine ausgerollt werden sollen und welche Projektschritte noch anstehen. Um die Mitarbeiter auf den Weg der Digitalisierung hin mitzunehmen, ist es wichtig, Projekterfolge und damit entstehende Nutzen aktiv innerhalb des Unternehmens zu kommunizieren. Auch Ergebnisse aus Testphasen oder Erfahrungsberichte von einzelnen Mitarbeitern – so schaffen Sie Motivation und erzielen durch die gemeinsame Entwicklung ein optimales Ergebnis.  
6

Machen Sie aus der IT-Beschaffung ein Einkaufserlebnis

E-Commerce-Portale wie Amazon haben das Einkaufsverhalten revolutioniert. Ihre Mitarbeiter kennen und schätzen die Prozesse der bekannten Online-Händler und erwarten von der Unternehmens-IT heute einen ähnlichen Komfort. Die Realität sieht aktuell meist anders aus: komplexe Antragsprozesse und lange Wartezeiten auf bestellte Arbeitsmittel. Moderne Beschaffungskonzepte über Self-Service-Portale können hier Abhilfe schaffen. Die Mitarbeiter können hier aus einer (von Ihnen als IT-Entscheider) rollenadäquat vordefinierten Palette ihre digitalen Arbeitsmittel selbst zusammenstellen. Die Lieferung erfolgt wie vom Online Shopping gewohnt in wenigen Tagen. Durch einfache Prozesse (auch weit über die Beschaffung hinaus) und personalisierbare Benutzeroberflächen schaffen Sie dadurch ein optimales Nutzererlebnis.

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