Faktor Mindset

Laut der PAC-Studie "Digital Workplace in Europe" gehen fast 75 Prozent der befragten IT- und HR-Manager in Europa davon aus, dass die Qualität der Arbeitsumgebung einen starken oder sogar kritischen Einfluss auf den Geschäftserfolg hat. Doch was ist, wenn sich das Arbeitsumfeld von heute auf morgen ändert? In den letzten Wochen wurden Remote Offices unter Hochdruck ausgerollt und die Mehrzahl der Arbeitnehmer musste sich an einen neuen Arbeitsplatz gewöhnen. Nicht jedem Mitarbeiter gelang das ohne weiteres und oft stellte sich mehr Unbehagen als Begeisterung ein. Manchen fällt die ungewohnte Arbeitsweise schwer, andern fehlt ein positives emotionales Erlebnis. Für betroffene Firmen hat das oft beträchtliche Konsequenzen – sie verlieren wichtiges Potenzial.

Widerstände gegen Veränderungen haben viele Gründe. Es gibt Menschen, die Neuem mit Vorbehalten begegnen. Sie erkennen nicht ohne Weiteres, welchen Nutzen ihnen die Veränderung ihrer Arbeitsbedingungen bringen soll. Manche fühlen sich überfordert oder mit ihrer neuen Arbeitsumgebung allein gelassen. Andere fürchten zusätzlichen Aufwand und erhöhte Arbeitsbelastung. Oftmals sind Einstiegshürden auch ganz einfach der Funktionsvielfalt und Komplexität geschuldet, die das neue Arbeitsumfeld mit sich bringt.

Welche wichtige Rolle die Mitarbeiter-Akzeptanz für die Digitalisierung spielt, betont auch Christian Bredlow, Gründer und Geschäftsführer der digitalen Lotsenagentur Digital Mindset: „Jeder digitale Arbeitsplatz, jedes (Social) Intranet und jedes Digitalisierungsprojekt wird am Ende danach bewertet, wie hoch die Akzeptanz der Nutzer der neu eingeführten Plattform gegenüber ist.“

“Um den Digital Workplace nachhaltig erfolgreich umzusetzen, bedarf es Investitionen in das Digital Mindset der Mitarbeiter, denn die Technologie ist nur so effizient wie der Mitarbeiter, der diese bedient. Um reibungslos remote zu arbeiten, sind daher aus meiner Sicht drei Faktoren entscheidend: die Technologie, die Plattform und der Mensch.“  

Lukas Wojoczek
Digital Workplace Sales, CHG-MERIDIAN AG

Auch bei CHG-MERIDIAN standen von Anfang an der Mitarbeiter und seine individuellen Bedürfnisse im Fokus unserer Remote-Working-Strategie. Wir gingen davon aus, dass die Umstellung vom klassischen zum digitalen Arbeitsplatz eine gewisse Einarbeitungszeit braucht. Unser Hauptziel war es, einen Rahmen zu liefern, in dem unsere Kollegen lernen, mit der Technologie sicher umzugehen und motiviert zu arbeiten. Hierfür haben wir beispielsweise ein flexibles Arbeitszeitmodell eingeführt, in dem Mitarbeiter frei entscheiden, wo und wann sie arbeiten.

Gleichzeitig setzen wir auf interaktive E-Learning Plattformen mit Online-Trainings, FAQs oder How-to-Videos. Ein internes Expertenteam moderiert die Lerngruppe und beantwortet Fragen direkt im Live-Chat. Ebenso bieten wir aber auch analoge Weiterbildungsmöglichkeiten an, um den unterschiedlichen Lerngewohnheiten von Mitarbeitern gerecht zu werden. So haben wir beispielsweise letztes Jahr das „Digital Workplace Café“ ins Leben gerufen. Bei Kaffee und Kuchen können sich die Mitarbeiter hierbei mit unseren internen Digital-Workplace-Experten austauschen und ihre Fragen stellen.

Es gibt jedoch noch viele weitere Möglichkeiten, das Digital Mindset zu fördern. Der Industriedienstleister KAEFER setzt zum Beispiel auf Gamification Ansätze, um die Mitarbeiter zum Self-Learning zu motivieren. „Wir möchten, dass die Mitarbeiter sich eigenmotiviert an neue Themen herantrauen und nicht darauf warten müssen, dass sie ein Training verordnet bekommen“, sagt CIO Oestmann.

Wer digitale Prozesse beschleunigen und seine Business-Outcomes verbessern möchte, der sollte die Workplace Experience und damit die Motivation seiner Mitarbeiter im Blick behalten. Wir sprechen hier vom Erlebniswert des Digital Workplace. Nach dem Psychologie-Professor Prof. Dr. Marc Hassenzahl zählen dazu – unter anderem – die Bedürfnisse nach selbstbestimmtem Handeln (Autonomie), nach dem Erleben von Neuem (Stimulation) und nach Respekt und Wertschätzung (Popularität).

Gute User Experience ist ein zentraler Wertschöpfungs- und Erfolgsfaktor. Die Unternehmensberatung Korn Ferry geht davon aus, dass „Firmen mit hohen Engagement-Levels […] 18 % mehr Produktivität, 2,5x größeres Umsatzwachstum und doppelt so viel Gewinn“ verzeichnen.

Ausschlaggebend für eine durchgehende User Experience ist eine unterbrechungsfreie Erlebniskette entlang des gesamten Gerätelebenszyklus. Wie das aussehen kann, lesen Sie im Folgenden: 

• Beschaffung: Wunsch-Hardware per Self-Service

Wer ein solides UX-Fundament legen will, lässt Mitarbeiter ihre Geräte aus einem definierten Warenkorb frei wählen, statt ihnen Hardware zuzuteilen. Denn der Mitarbeiter weiß am besten, welche Geräte ihm bei seinem Job hilfreich sind. Am einfachsten und wirtschaftlichsten lässt sich das über ein Self-Service-Portal mit persönlichen Mitarbeiter-Accounts und Warenkorbfunktion realisieren. Dann können die Nutzer ihren Workplace selbst konfigurieren und auch selbst bestellen. Das erhöht die Nutzerzufriedenheit und entlastet Einkauf sowie IT.

• Bereitstellung: Erhalten, freuen, durchstarten

Auch die Ausgabe von Endgeräten lässt sich zum Erlebnis machen, beispielsweise durch eine ansprechende Verpackung (Unboxing Effekt) oder durch Rollout Events.
Falls nicht vorkonfiguriert, sollte sich jedes Gerät einfach und zügig einrichten lassen. Die Optionen reichen von How-to-Videos und Einrichtungsassistenten bis zur automatisierten Konfiguration über Managed-Desktop- oder Enterprise- Mobility-Lösungen.

• Nutzung: Extrakick im Daily Business

Der Umgang mit Technologie will gelernt sein! Ebenso kommen kontinuierlich neue Entwicklungen auf den Markt. Um den Mitarbeitern die Arbeit mit dem Digital Workplace zu erleichtern, sollten Tipps und Tricks für das tägliche Doing proaktiv vermittelt werden: Wie schalte ich zwischen Monitoren hin und her? Wie wechsle ich den Präsentationsmodus? Wie kann ich Conference-Calls unterbrechungsfrei von meinem Smartphone auf meinen Desktop-PC umlegen und umgekehrt? Zur Wissensvermittlung bieten sich vielerlei Möglichkeiten: Knowledge-Portale, Newsletter, Podcasts oder auch moderierte Themen-Events.

• Upgrade/Update: Gute Chancen auf was Neues

Nutzer wünschen sich im Job nicht nur aufgabengerechte Geräte, sie wollen geschäftlich auch mindestens so modern unterwegs sein wie privat (Unisys). Deshalb sollte sich der Digital Workplace flexibel erweitern, verändern und modernisieren lassen. Beispielsweise mit proaktiven Add/Change-Angeboten, je nach Jobprofil, und mit direktem Hinterlegen der angebotenen Hardware im Mitarbeiterwarenkorb des Self-Service-Portals. Wer Nutzer auch noch über die Vorteile der jeweiligen Hardware informiert, punktet zusätzlich.