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Digital Workplace

Workplace-as-a-Service: Mieten Sie schon oder kaufen Sie noch?

Software, Plattformen und Rechenressourcen lassen sich als Service beziehen – warum sollte das nicht auch mit den kompletten Arbeitsplatz möglich sein? Entdecken Sie, welche Vorteile das Workplace-as-a-Service-Konzept für Ihr Unternehmen bringt.

Heute bestellt, morgen geliefert - dieses Motto gilt leider nicht, wenn es um IT-Arbeitsplätze geht.  Neben umfangreiche Budgetplanungs- und Ausschreibungsphasen vor dem Kauf, kommen oft lange Vertragsphasen für Wartung und Support hinzu. Sind alle Komponenten endlich eingetroffen, muss die IT den PC oder Laptop konfigurieren, die nötigen Applikationen installieren und das Gerät ins Netzwerk integrieren. Ein langwieriger Prozess der sich oft über Wochen erstreckt. An eine gesetzeskonforme Löschung und Entsorgung der Geräte nach Ablauf der Nutzungsdauer wird oft gar nicht erst gedacht.

Aber auch für die Budgetplanung ist die herkömmliche IT-Beschaffung ein Albtraum: Durch die Verteilung der Aufwendungen auf unterschiedliche Posten lassen sich die wahren Kosten kaum noch errechnen. Erschwerend kommen Risiken wie Hardware-Defekte, Verlust oder Diebstahl während der Laufzeit hinzu.

Mieten statt Kaufen: Workplace-as-a-Service

Das Modell Workplace-as-a-Service (WaaS) ist eine Weiterentwicklung des Software-as-Service-Prinzips. Dem Nutzer wird neben der benötigten Software auch die entsprechende Hardware zur Verfügung gestellt. Die Abrechnung erfolgt über eine monatliche, gleichbleibende Rate. Services wie beispielsweise Versicherungen oder die Datenlöschung am Ende der Laufzeit können ebenfalls in die Mietrate integriert werden. Einfach ausgedrückt: Der User erhält einen All Inclusive Arbeitsplatz.  

Welche Vorteile bietet Workplace-as-a-Service?

IT-Flatrate statt Kostenfalle

Traditionell werden Hard- und Software gekauft, in das Anlagevermögen aufgenommen und dann über mehrere Jahre abgeschrieben. Unterschiedliche Abschreibungsfristen und -vorgaben machen die Buchhaltung komplex und intransparent. Im Mietmodell bleiben die Geräte samt Software-Ausstattung Eigentum des Dienstleisters. Als Mieter müssen Sie die Aufwendungen nur als laufende Kosten buchen. Dabei bieten die fixen Raten, die nicht nur die Hardware, sondern auch alle Services abdecken, weitere Vorteile.

Transparenz statt Rätselraten

Die Frage nach den genauen Kosten eines IT-Arbeitsplatzes lässt sich in den wenigsten Unternehmen genau beantworten. Ein gemieteter Arbeitsplatz schlägt jeden Monat mit dem vereinbarten Betrag zu Buche. Das schafft Transparenz und Planungssicherheit über die gesamte Vertragslaufzeit.

Zufriedenheit statt Wartefrust

Bei WaaS steht der neue IT-Arbeitsplatz innerhalb weniger Tage zur Verfügung. Über ein Self-Service-Portal kann der Mitarbeiter beispielsweise aus einer vom Unternehmen definierten Auswahl seine Wunschkonfiguration aus Hard- und Softwarekomponenten zusammenstellen, was seine Einbindung und damit auch die Zufriedenheit deutlich steigert.

Individualität statt Einheitsbrei

Ein weiterer Vorteil des Mietmodells ist seine große Flexibilität: Über das Self-Service-Portal lassen sich unterschiedliche Arbeitsumgebungen wie mehrere Bildschirme oder ein mobiles Endgerät individuell auf das jeweilige Jobprofil anpassen. Auf allen Geräten steht dem Endanwender seine gewohnte Arbeitsumgebung zur Verfügung; die Anbindung ans Firmennetz ist ebenfalls ohne zusätzliche Konfiguration per Knopfdruck erledigt.

Wiederverwertung statt Schrottsammlung

In den wenigsten Fällen denken Unternehmen bei der IT-Beschaffung auch daran, was nach Ablauf der Nutzungsdauer mit dem Equipment geschehen soll. Die darauf gespeicherten Informationen werden oft nicht fachgerecht gelöscht - ein klarer Verstoß gegen gesetzliche Vorgaben, der hohe Geldbußen nach sich ziehen kann. Viele Mietmodelle beinhalten die rechtskonforme Löschung und Wiedervermarktung, beziehungsweise Entsorgung ausgedienter Geräte als Bestandteil des Vertrags.

Mieten statt kaufen - was bei Software schon längst gang und gäbe ist, lässt sich jetzt auch für komplette Digital Workplace realisieren. Workplace-as-a-Service bietet Ihnen dabei zahlreiche Vorteile: Der Mitarbeiter erhält eine komplett ausgestattete Arbeitsumgebung, die IT-Abteilung wird entlastet und die Buchhaltung weiß endlich genau, was ein IT-Arbeitsplatz wirklich kostet. Eine echte Win-Win Situation für alle Beteiligten.

 

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Lukas Wojoczek

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