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Fachbeitrag #3 von CIO.de

Neun Punkte für eine effektive Daten-Mobilität

Natürlich können sich Unternehmen auch selbst um die Datenmobilität ihrer Mitarbeiter kümmern. Oder verschiedene Dienstleister suchen und miteinander kombinieren. Sehr viel einfacher ist es jedoch mit einem Spezialisten, bei dem es alle Services aus einer Hand gibt. Der unabhängige Dienstleister CHG-MERIDIAN aus Weingarten ist Experte für Enterprise Mobility Solutions (EMS).

Die Auswahl und Bereitstellung der richtigen Tarife und mobilen Geräte für alle Mitarbeiter, die Verwaltung, der Support, die Gewährleistung der Sicherheit über die gesamte Lebensdauer und schließlich die Verwertung oder das Recycling der gebrauchten und ausgemusterten Devices - das sind die vielen Baustellen für alle Beteiligten in den verschiedenen Fachabteilungen von Unternehmen.

1. Flexibel designbar über den gesamten Lifecycle
Anbieter wie CHG-MERIDIAN haben sich auf das Technologie-Management spezialisiert und bündeln die dafür nötigen Maßnahmen ganzheitlich. Aus einer Hand finden die Verantwortlichen hier modulare Mobility-Lösungen und einen Rundum-Service über die gesamte Lebensspanne der Geräte. Dabei können die Anforderungen der Kunden ganz unterschiedlich sein. So bedeuten die flexiblen Optionen von CHG-MERIDIAN etwa auch, dass Geräte für den Vorstand vorzeitig ausgetauscht werden können. Oder dass die 80 Geräte der Forschungs- und Entwicklungsbereiche im Unternehmen nach abgeschlossenem Projekt zertifiziert gelöscht werden.

2. Kaufmännische Lösung über die Nutzung zur Miete
Eine kaufmännische, budgetorientierte Analyse und Lösung für die Nutzung zur Miete von Smartphones ermöglicht den dafür zuständigen Abteilungen Einkauf, Controlling und IT auch bei Budgetrestriktionen die Nutzung moderner, attraktiver Mobilgeräte wie etwa dem iPhone 7.

3. Transparenz der bestehenden Infrastruktur
Selbst viele Verantwortliche haben keine Übersicht, wenn es um die aktuelle Nutzung der Smartphones und Tablets in Unternehmen geht. Unklar sind etwa die bestehenden Verträge und die daraus resultierenden Kosten. Typischerweise verfügen Großkunden über einen Provider für einen Vertrag und das subventionierte Endgerät. Das Unternehmen kennt dann die monatlichen Kosten und den einmaligen Kaufpreis des Endgeräts. Doch oft endet hier bereits die Kostenübersicht. Meist entstehen Anschlusskosten, etwa beim Datenvolumen, die man zu Beginn der Planung nicht übersehen kann.

Bei der Transparenz und Kostenkontrolle hilft die Technologie- und Servicemanagement-Software TESMA® von CHG-MERIDIAN. Sie ermöglicht ebenfalls in Echtzeit und auf Knopfdruck die kostenstellengenaue Verrechnung (Kosten-Reporting mit Einzelverbindungsnachweisen) während des gesamten Lebenszyklus der Geräte. Zu Beginn einer Mobility-Lösung geht es also auch darum, mit Hilfe eines strukturierten Prozesses die bestehenden Vertragskonstruktionen transparent zu machen und die Ist-Kosten aller Nutzer aufzuzeigen.

Daraus ergeben sich offene Fragen: Ist das die wirtschaftlichste Lösung am Markt oder gibt es bessere? Welche Wege gibt es, die Kosten zu senken? Zwischen 20 bis 30 Prozent Einsparung sind durch eine intelligente EMS-Lösung möglich, sagen Experten. Viel Potential steckt insbesondere in den Prozess- und Abwicklungskosten.

4. Flexibles Beschaffungsmanagement
Beim Beschaffungsmanagement spielt die Frage eine Rolle, ob das Unternehmen seinen Mitarbeitern ein bestimmtes Gerät vorgibt oder ob diese bei der Auswahl mitentscheiden können. Das kann durchaus zu positivem Feedback aus der Belegschaft führen: Bei Dienstleistern wie CHG-MERIDIAN kann der Mitarbeiter aus einem Warenkorb mit vier bis sechs verschiedenen Geräten sein "Wunschgerät" auswählen. Er bekommt so mehr Verantwortung, aber auch mehr Freiheit bei der Entscheidung.

Doch diese Flexibilität muss auch gemanagt werden: Für alle dadurch entstehenden Abhängigkeiten - vom Bestellprozess, der Auslieferung über das Asset-Management der Geräte (wer hat was bestellt und wer nutzt eigentlich was?) - hat CHG-MERIDIAN fertige Standardprozesse entwickelt. Organisiert wird dies über ein Portal, das dem Mitarbeiter die Auswahlmöglichkeiten gibt ("Choose your own Device").

Wie der Warenkorb bestückt wird und welche kaufmännischen Restriktionen und prozessualen Abhängigkeiten es gibt, wird mit der Unternehmens-IT des Kunden besprochen. So stellt es durch die nahtlose Integration in die Systeme letztlich kein Problem dar, wenn 10.000 Mitarbeiter Endgeräte unterschiedlichster Couleur bestellen.

5. Betrieb und Support
Über den originären Beschaffungsprozess und die Unterstützung, diesen Prozess beim Kunden zu implementieren, hinaus, gibt es weitere Module, die zusammen eine sinnvolle Gesamtlösung ergeben. Nachdem der Nutzer sein Gerät erhalten hat, muss es über die Laufzeit betrieben werden. Im Angebot sind auch Incident-, Service- und Support-Prozesse.

6. Strukturierter End of Life
Wenn die Geräte das Ende der vertraglich vereinbarten Nutzungsdauer von zwei bis drei Jahren erreicht haben, kümmert sich CHG-MERIDIAN darum, dass die gesamte Infrastruktur wieder zurückgeführt wird. Hier spielen die Löschung der sensiblen Unternehmensdaten und die nötige Dokumentation eine große Rolle. Beides erfolgt in einem revisionssicheren und compliance-konformen Prozess nach TÜV oder DEKRA-Standards.

7. Datenlöschung
CHG-MERIDIAN betreibt im hessischen Groß-Gerau und im norwegischen Skien ein Technologie- und Servicezentrum, welches die Löschungen durchführt. In Skandinavien erfolgt die Datenlöschung zusätzlich NSM-konform und nach ISO 9001 sowie ISO 14001 zertifiziert. An beiden Orten sind Experten darauf spezialisiert, Daten zu löschen, Geräte zu recyceln und sie für ein neues Leben auf dem Zweitmarkt aufzubereiten. Der Prozess beginnt mit der Registrierung der Seriennummern aller Geräte beim Kunden, gefolgt von der Abholung der Geräte mit einem verplombten und GPS-überwachten Transporter.

8. Rückführung auf den Markt
Nach der zertifizierten Löschung kann CHG-MERIDIAN die gebrauchten Geräte auf dem Zweitmarkt wiederverkaufen. Dieser wichtige Punkt beeinflusst die TCO der Mobilty-Lösung sehr positiv und ist auch unter ökologischen Gesichtspunkten sinnvoll.

9. Enterprise Mobility Solutions aus einer Hand
Einzelne Leistungen für mobile Unternehmenslösungen bieten auch andere Mobility-Dienstleister im Markt. Das Besondere beim Angebot von CHG-MERIDIAN ist, dass der Anbieter alle notwendigen Schritte - vom Roll-Out bis zur Geräterückholung - in erprobten und skalierbaren Prozessmodulen (Portal, Logistik, Deployment) aus einer Hand und mit einem einzigen Ansprechpartner anbietet.

NEHMEN SIE KONTAKT AUF!

Und profitieren Sie von allen Vorteilen des mobilen Arbeitens. Wir helfen Ihnen gerne weiter, damit Sie schon jetzt neue Standards in der Arbeitswelt von morgen setzen können.

Thorsten Staudenmaier-Föhr

Service Design

Hubert Glomm

Technical Sales